2019-07-26
【小心中伏】甚麼時候用 “Reply to all”？上班族必學6大Email禮儀規則
《華盛頓郵報》的一項調查顯示，打工仔平均每天花4.1小時檢查工作上的電子郵件（Email）。隨著網絡科技普及，Email早已成為公司與公司之間及公司內部正式商務溝通的重要方式。無論我們喜歡與否，上班族都已習慣每天花大量時間查收並回覆Email。然而，專家表示，有很多專業人士仍然不知道如何恰當地使用電子郵件。一封專業的Email除了需要表達清晰與具說服力之外，還需考量到許多枝微末節的。事不宜遲，一齊記低Email的禮儀與規範吧！
1. Include a clear, direct subject line 「標題」要明確、直接
很多時候，大家是以Email的標題(Subject Line)來決定是否繼續詳讀信件的內容。一封標題簡明、清晰的電子郵件，可在最短的時間內吸引收信人的注意並迅速獲得回應。一項涉及超過4000萬封電子郵件的研究發現，擁有三到四個單詞的標題（Subject Line）是最理想的長度。
此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。
Examples of a good subject line:
● "Meeting date changed"
● "Suggestions for the proposal"
● Great gifts for your site
● Here’s the quote we discussed
● "Quick question about your presentation"
● Welcome to L&Y
● Your order of A-plus2.0
2. Use a professional email address 使用專業的電子郵件地址
試想像，假設你在尋找合適的牙醫，兩家診所，一家的電子郵件地址是enquiry@pearlybrightsmiles.com，另一家的電子郵件地址是toothyben520@gmail.com，您會選擇聯繫哪一家？
處理公務時，記得使用公司的電子郵件。若是公司沒有提供電子郵件，或是自營業主，使用私人信箱時，應該選用專業名稱，例如與公司或產品相關的名稱。千萬不要使用像例如「babygirl@…...」或「chocolover@…...」這樣的字眼作為商務電子郵件的名稱。
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