30/06/2010
怎樣的out-of-office reply才稱職合格?
莉莉
莉莉
香港人。自小酷愛西洋文,終日沉淪西洋書海之中。閑時與洋妞竹星爲伍,涉山過海。除練得一口洋文外,其他一無是處。得諸位大文豪庇佑,英語成績傲視同群,惟五用成語及天文科學一竅不通,最後更違抗父母之命,選修西洋文,與所有致富的專業正式分道揚鑣。大學畢業後投身傳媒及資訊科技業,從事市務推廣及專案管理工作。爲方便滑雪,近年移居加拿大,與大灰熊及海狸爲鄰,並順道修讀MBA。爲求三餐溫飽,在road trip與road trip之間,爲企業作管理顧問。
Business English
看過了一個錯漏百出的例子,也許你會問,怎樣的out-of-office reply才叫稱職合格?
一個好的 out-of-office reply 有幾個部分:
禮多人不怪
無論在out-of-office reply第一句加上Thank you for your email.或在最後簡單地加上 Thank you,也是權益之舉。
不在公司的日子
寫out-of-office reply,有人喜歡寫下整個不在公司的時段,如I will be out of the office from July 15th to July 30th。謹慎的朋友更會在句尾加上inclusive 一字,以表示首末日亦包括在內的意思。
亦有朋友只寫下返回公司的日期(尤其是放悠長假期的朋友,這種寫法可避免別人對你產生不必要的懶人印象),如 I am out of the office until July 30th。
無論是那種寫法,寫日期時要特別注意,避免寫一些令人攪不清楚的日期。
例如,在7月6日收到Please note that I will be out of office from 7/6 -7/8 這個自動回覆電郵時,你會否知道這位朋友,到底是由6月7日放假至8月7日,還是由7月6 日放假至7月8日?月份寫英文,便可避免這個問題。
不在公司的原因
若閱下是放假「印印腳」享受假期,毋須多作解釋,簡單地寫上I am on vacation from A to B,甚至只表示自己不在公司I am out of the office便可。
外出為公司奔波勞碌、但又怕別人誤會,以為去遊山玩水的朋友,往往會在out-of-office reply加上自己不在公司的原因:
I am at a conference/I am at an off-site meeting
未能即時作出回覆的朋友,更可以事先張揚:
I am attending a conference with limited/no access to email.
下一部行動
在out-of-office reply中讓對方知道該安坐辦公室等閣下回覆,還是該另找高名,聯絡另一位同事代辦公事,可說是必須的指定動作。
以下是幾篇實例,供大家參考:
Thank you for your email. I am out of the office, returning on July 30th. I will respond to your email upon my return.
Thank you for your email. I will be working offsite on July 29th, with no access to email. Should you require immediate assistance, please contact Sara Williams at s.williams@abc.com or at 416-111-1234.
I will be in all-day meetings on July 12th and 13th. For sales query, please contact Mary Smith at m.smith@abc.com. For urgent matters, please redirect this email to Jane Doe at j.doe@abc.com. Thank you.
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