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16/07/2024

辦公模式變天!引入靈活辦公室需顧及使用者感受!仲量聯行︰升級工作環境助招攬人才

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  疫情激發企業及上班族進入新的辦公模式,影響至今。在遙距工作、在家工作的靈活辦公模式下,辦公室的設計也要更靈活,迎合企業未來發展的需要。

 

仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦(右)表示,引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例,而是要做好變革管理。左為仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜。(梁巧恩攝)

 

  仲量聯行Work Dynamic北亞辦公空間策略顧問部主管張琦受訪時表示,引入靈活辦公室不是簡單計算員工數目、枱椅比例,關鍵是了解員工的工作情況及需要,以及做好變革管理(Change Management)。

 

  據仲量聯行項目發展服務部的資料顯示,早於疫情前,在香港的企業已開始引入靈活辦公空間,但外資企業往往是先行者。自2023年開始,本地企業比例上升。雖今年首季的比例仍以外資較多,但相信往後3季仍有變化。

 

各方面調研 照顧使用者感受

 

  無論是外資還是本地企業,要為辦公室大裝修,也需要投入人力資源,況且引入靈活辦公室背後要有精心的計算。張琦指,靈活辦公室是要因應企業的生意模式、員工的工作種類及模式,如何更好地使用整個空間。「談到工作模式,好多時會探討包括用電話、用會議室有多頻繁;用會議室時,是多人還是少人(會議),討論的內容大多是甚麼,是否很多也涉及機密。總之由大小、頻率、討論的題材,也會做一個調研。」

 

  就算「條數計得準」,但要改裝傳統辦公室,要考慮的還有軟件,包括照顧使用者的感受,這正正是變革管理的精髓。張琦解舉例,有用家覺得開放式辦公室令環境太嘈吵,又有的認為會議室太少,影響工作效率。「所以變革管理,關顧的持份者上至行政總裁,下至茶水姐姐。」

 

  人多便會意見多,仲量聯行香港項目發展服務部主管黃天賜解釋,一般會組織一個工作小組,成員可以是來自各部門如財務、人力資源等部門的代表。「工作小組通過(新辦公室)的建議後,可送給C-Suite審批,兩步審批的方式,也能省C-Suite的時間。」

 

  張琦補充,也要跟C-Suite做好溝通,明白有甚麼事在甚麼時候可以說,有甚麼不可以說。舉例,要搬遷或重新設計辦公室,是老闆們已落了決定,不能改變。那麼,與工作小組溝通時,說明改變必定發生,令大家不存任何幻想。「如何在新環境下,配合你未來的工作,這個可以再商議。」工作小組人選也一樣要可控。張琦指若由部門話事人甚或大老闆提名就更好,以選舉模式選出未必適合。

 

辦公室的會議及協作空間,愈來愈重要。(受訪者提供圖片)

 

省營運成本 工作環境升級

 

  重新設計辦公室要投資,回報是否一定是「向著省錢看」?張琦坦言,不少企業在過去好一段時間不斷拓展,每次拓展未必可以找到相連的辦公室。「現在見到的趨勢是,企業將之前幾年拓展遺留下來的『痛苦』進行整合,當然也有涉及收購合併的。有些整合後所需的辦公室面積減少,可能省下有30%至40%相關營運成本。」

 

  但她強調,重整辦公室不是全為了省減營運成本,有些企業真的是為升級工作環境:「投資少少,以辦公室作為招攬人才的工具之一。」

 

 

 

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