2017-01-10
結合固網流動工作 隨時隨地掌握所有商機
進入數碼年代，流動工作的需求愈來愈頻繁，無論你身處巴士、地鐵或火車等交通工具，置身北京、倫敦甚至紐約，只要能接上網絡，你都能隨時隨地工作，掌握時代脈搏及急速的市場節奏。
突破限制捉緊市場機遇
面對流動工作的挑戰，Steven就有好深感受。Steven是一家小型貿易公司的老闆，業務大多在中國內地及東南亞，經常需要外出見客甚至出差。在公司大部分時間都要開會，外出工作的時候又聽不到公司的電話。從事貿易生意8年的他，以前錯過客戶的查詢，對生意的影響也許沒有想像中大，但近年市場變化急速，即使慢一步回覆客戶，生意就會溜走。
有一次，Steven到北京工作，碰巧有客戶打電話去公司查詢，涉及的生意額為數不菲，員工接到電話後已馬上通知Steven，但他的內地電話話費所餘無幾，又未能及時充值，折騰了大半天才能聯絡上客戶，但機會又豈會等人，當時客戶已經另覓合作夥伴，他對此亦深感無奈。
為了解決問題，Steven開始使用流動通訊程式，將公司的檯頭電話與流動電話結合，以單一辦公室電話號碼，貫穿固網及流動網絡。即使外出工作，可使用智能手機以同一個商業電話號碼的來電顯示撥打電話，而當有客戶撥打到公司號碼時，皆可在任何地方收聽，不用怕會錯過客戶查詢，時刻保持公司良好形象。Steven表示，只需要安裝一個手機應用程式，就可以將公司與手提電話連結，簡單易用。除了Steven能夠受惠外，其他員工亦可以使用，只要將手機安裝該應用程式，無論客戶還是同事都可以同一個電話號碼隨時隨地找到員工。Steven表示，即使員工離職後，只要在後台系統設置上作出更改即可，非常方便。
有效節省IT開支
近年各行各業都趨向數碼化，工作文件除了實體版本外，數碼檔案更是不可或缺。經營中小型燈飾批發公司多年的Martin，公司電腦新舊交雜各使用不同版本的視窗或Office軟件，不同員工在不同裝置上編輯文件，結果經常出現不同版本的檔案，很難找出哪一個才是最新、最正確的。有幾次都因為文件版本問題與員工發生誤會，而公司沒有IT同事可以協助，面對如此困局變得束手無策。
面對挑戰，他的朋友就提議選用商業雲端方案解決。Martin發現市場上有結合雲端儲存及Office應用程式的解決方案可以有效解決問題。服務配備軟件自動更新功能，確保使用中的Office應用程式為最新版本，免卻因為軟件版本不一而出現問題。雲端儲存平台非常容易使用，各員工可使用不同裝置連接至雲端去編輯同一份文件，而文件備份實時同步，存取編輯輕易，Martin表示，就連自己對電腦認識不深的人亦能輕易使用。
而在工作上，雲端儲存的實時同步效用就更大。當銷售人員到各燈飾舖頭推銷燈飾時，不必再帶上一大疊燈飾的實體圖片，透過雲端平台，可以使用各種流動裝置存取燈飾樣板資料，而與客人所有的交易單據亦可以上存到雲端，避免實體單據遺失帶來的麻煩。當公司在雲端平台更新燈飾的款式後，銷售人員就可以實時知道有那些更新，以免銷售人員錯誤推銷一款已經停產或無貨的產品。
起初Martin仍擔心平台上的資料安全問題，畢竟裡面都存放著公司產品、營運甚至財務等重要資料。但發現有關解決方案原來可以將文件設立存取以及編輯權限，指定的員工才能存取公司重要文件，無需擔心文件流出或意外遭刪除修改。而雲端平台上每日都會自動進行備份，安全可靠。
市場環境瞬息萬變，資訊科技日新月異，不僅改變了我們的生活習慣，更改變了工作模式。中小企需因應市場趨勢作出配合，以盡享新時代科技帶來的裨益。
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