18/09/2012
一子錯滿盆皆落索
鍵盤click一click,電郵就以光速發送千萬里,實在方便快捷。不過,就是click一click太輕而易舉,相信大家都有試過不小心發錯電郵的經歷。漏寫主旨(subject)、遺忘附件(attachments)、漏發或錯發收件人等等,屢見不鮮。
友人曾不慎錯發群組電郵,公司3,000仝人一同敬上,上至管理層,下至書記、兼職,內容大概是提醒同事出席某某專題討論會,需要準備甚麼文件等。早上電郵發出後,他外出開會,沒有立刻發覺,到午飯回來,已覆水難收。回覆(reply)的同事不計其數,好奇者查詢討論會詳情、好心人提醒他發錯電郵。最糟糕的是竟有數十位同事按「全部回覆(Reply All)」,不止詢問、提醒,還有斥責、喊停、謾罵,醜態百出。最後,公司電郵系統負荷過重,停用個多小時,得由資訊科技部門設定禁止回覆那電郵。友人可謂無心之失,後來者則愚不可及,一子錯滿盆皆落索。
某些公司的Outlook設有「回收此電郵」的功能,可用這功能回收錯發電郵,但它不能回收已開啟的電郵,所以最好發電郵致歉,說明電郵為錯發,同事可不予理會:
Dear All
I am sorry. The previous email was wrongly addressed. Please ignore it.
Thank you.
Regards
xxx
「回覆(reply) 」和「全部回覆(Reply All)」按鈕並列在旁,容易按錯,應加留神,考慮清楚需要「回覆」抑或「全部回覆」。另外,不論發電郵,還是回覆電郵,均需注意收件人電郵地址應置「收件人(To)」、「副本(Cc)」或「密件副本(Bcc)」。它們的分別如下:
收件人(To) :收件人直接與電郵內容有關,需採取行動。
副本(Cc) :即carbon copy,傳給需知悉電郵內容的人,但他們不需採取行動。例如,讓上司需知悉事態進展。
密件副本(Bcc):即blind carbon copy,收件人的電郵地址需保密時用。另外,收件人數大量亦應選用,以免羅列電郵地址的篇幅過分冗長,蓋過內文。
要避免手快快錯發電郵,我每次均依這個次序撰寫電郵:
1. 先寫主旨和先貼附件,因為容易遺忘;
2. 撰寫內文;
3. 收件人最後輸入,以免在撰寫電郵中途,誤按send,發送不完整的電郵;
4. 重要電郵必做:再檢查多次4大項目——主旨、附件、收件人及行文!
幸好朋友錯發的電郵內容為公務,又不涉機密。最後,奉勸大家,無論收件人是誰,私人電郵最好不要經公司電郵系統收發,特別是情意綿綿、怒氣沖沖、玩樂消遣的電郵,有損專業形象之餘,更會造成尷尬。
【你點睇】陳美寶、羅淑佩分別被任命為運物局及文體旅局局長,你是否認同新任命有助香港鞏固物流樞紐地位及促進旅遊經濟?► 立即投票