31/07/2012

參展活動要注意甚麼商務禮儀行為？

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藍婷
藍婷
《形象UP！》專欄已暫停，感謝讀者支持。專欄將於2023年2月15日存放於「過往專欄」內，方便大家隨時重溫。

藍婷，MSc, AICI, CIP｜國際認證專業形象顧問暨培訓總導師｜活得精彩策略形象管理始創人｜素食力行者
2006年始，於香港、澳門、廣州、上海、成都及寧波為多所著名企業培訓了近一萬人的職場及專業形象・商務及社交禮儀文化・表達溝通培訓。曾培訓的對象包括國內銀行管理層、跨國建築業執行董事及總經理、地產發展商管理層及前線、保險從業者、酒店管理層及職員、建築師、工程師、醫生、律師、會計師、教育顧問、社工、美容化妝顧問、演藝業…。著作包括「職場易容術」、「形象IQ‧小技巧‧大影響」、「生活形象Modern She」、「模特兒專業路how‧why‧what‧where」。十年以上專欄寫作者，發表超過一千篇的形象專欄及素食文章。疫情後更戥力倡導素食，兩年來發表超過一百道素食煮意。
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形象UP！

　　有些商務朋友，每年都會參與或舉辦不少參展活動，藉著擺攤位抓緊商機。

　　有些朋友工作年資長，雖然對參展活動的形式及流程熟到「閉著眼睛都識做」，但也不是全無挑戰的。在眾多挑戰之中，最難處理的，就是教導年資較淺的同事。如在參展活動時，同事們的商務行為、禮儀或態度稍為鬆懈的話，就會「出事」，嚴重時更會影響公司形象，妨礙業績進步！

　　舉辦參展是離開辦公室的商務活動。而對大部分年輕同事來說，離開辦公室工作比「屈」在公司工作樂意得多。要是他們可到海外參展的話，可能會更雀躍，畢竟可以「出差」嘛！但有一個問題不得不注意，就在這類走出公司環境工作的氛圍，很可能會影響員工的行為，因為參展活動的整體工作靈活度，比在辦公室工作或開會大得多，所以大家偶爾不自覺地出現「得意忘形」的情況。

無論是在本地或海外做參展工作，都要顧及公司的專業形象，因為進場的商務人士絕大多數是陌生人。如想成功，就要注意商務禮儀，令客人對你和公司留下好印象！

　　B君說：「我覺得部分同事還未夠成熟。如進場的人多，問題反而不大；但如果進場的人少，他們在booth行行企企時，我偶爾觀察到他們的表情和身體語言都很冷漠，而他們自己都不察覺。」

　　最令B君看不順眼的，是同事「無咩事做」時的表現。

　　「在參展的那幾天，總有比較冷清的時候。當客人有問題時，他們便要幫忙解答，但當無人的時候，他們就會鬆懈，例如只懂行行企企、傾傾偈、或不停用手指掃手機或send短訊，整個身體語言都給人懶散的感覺！畢竟我是老闆，但有些同事居然在我面前走去隔籬左右的booths傾偈，感覺很hea！不要說達業績，如他們可緊守崗位，已算是幫忙了！而他們總會說無客時才有空閒傾偈或去看別的！」

　　除了身份立場有差別外，有些同事還未調整好做參展工作時應有的作戰狀態，忘了自己是公司的代表，更未有展現出應有的身份形象及能力。而且很多人已習慣在既有的空間玩手機，相信大家搭地鐵時看到不少人做出這類的上癮行為。

　　說到底，大家都是不願意放下自我身份，以為在沒有影響工作的情況下，用一分鐘做私事是正常不過的事。

　　B君勸導大家，當在參展工作的環境下，時刻都要代入工作角色，做該角色應做的事！更重要是，這是展現團隊形象的時刻，如果「你鬆佢又鬆」，大家就會變成一盤散沙！

投入工作，就像投入角色般，機會只有一次，商機溜了便不復返。

　　每個人都要在個人崗位上工作。雖然做參展活動時，工作性質比較靈活，但不等於有空檔時就可以放鬆心情或做自己事。就算沒事做，都要在展覽攤位上做好自己的本份。做好本份是指做好自己的工作及擺出適當的姿態，不論是執貨、擺貨、開會商討對策也好，總之要做好該崗位應做的事，包括精神、表情和身體語言，顧及整隊的形象。如果稍為鬆懈，就會影響其他人和整個團隊！

　　而出現傾偈或其他「hea」行為的原因，可能是有些同事不願做或不想做；也許是他們年少無知，未必想到自己的行為會帶來甚麼影響，所以當他們不那麼忙時，就會隨便與隔籬攤位的人打交道，但如果找合作的商家們看到此情境，在未彼此認識前「見識」到員工這樣的工作態度，難免會令商家對該公司心生疑惑或產生負面聯想，留下壞印象，例如以為這公司生意不怎樣好，所以員工那麼不積極進取，或以為這公司的管理不太嚴謹，所以讓自己員工那麼隨便！就是這樣影響他人對公司的第一印象，嚴重的更會影響公司的形象及信心，妨礙了抓緊商機的那一步！大家要記住，商機過了便不會再返。