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25/09/2012

甚麼是辦公室禮儀?

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  • 藍婷

    藍婷

    《形象UP!》專欄已暫停,感謝讀者支持。專欄將於2023年2月15日存放於「過往專欄」內,方便大家隨時重溫。

     

    藍婷,MSc, AICI, CIP|國際認證專業形象顧問暨培訓總導師|活得精彩策略形象管理始創人|素食力行者
    2006年始,於香港、澳門、廣州、上海、成都及寧波為多所著名企業培訓了近一萬人的職場及專業形象・商務及社交禮儀文化・表達溝通培訓。曾培訓的對象包括國內銀行管理層、跨國建築業執行董事及總經理、地產發展商管理層及前線、保險從業者、酒店管理層及職員、建築師、工程師、醫生、律師、會計師、教育顧問、社工、美容化妝顧問、演藝業…。著作包括「職場易容術」、「形象IQ‧小技巧‧大影響」、「生活形象Modern She」、「模特兒專業路how‧why‧what‧where」。十年以上專欄寫作者,發表超過一千篇的形象專欄及素食文章。疫情後更戥力倡導素食,兩年來發表超過一百道素食煮意。

    形象UP!

  不少朋友說,很多同事在工作、辦公室的禮貌之舉已買少見少。辦公室禮儀之事,彷彿快要淹沒於當今i世代的商務世界中。

 

  有時讀者會問:「辦公室禮儀是甚麼?」

 

在辦公室開關門的「手法」,都顯示個人的禮儀認知及水準。

 

  資深前輩常說「未學做事(直指任何行業),要先學做人!」學做人,通常比學做事難,因為做人變數多,是學一世都學不完的事。

 

  不想職場失利,想為自己形象加分或升級,有些事要先做好。如果根基好、人緣好、形象好,累積的形象可以是有升無降,如果形象降級,都是自己造成的。職場路漫長,做好辦公室禮儀是基本工,但工作的好機會是自然而來的。辦公室禮儀可以說是由基本禮貌衍生到做人處事的態度,做得多少和好壞,都會影響自己的收成或損失。

 

  處理事不難,處理人才難。因為很多事的源頭都是人弄出來的。人腦所控制的事,如想法、意念、情緒、利益、考慮等不停轉變,這些因素很可能將本來簡單的事變得複雜。大家做事前,可能會考慮很多東西,例如做這樣還是做那樣?做還是不做?會不會無禮?會不會被人排擠或得罪人?…… 考慮這些問題,一切都跟「禮」有關。這個「禮」,就是商務禮儀的具體行為而衍生的價值,更會直接投射到個人形象中。

 

商務禮儀中的「禮」「儀」

 

  商務禮儀包含「禮」與「儀」。「禮」「儀」有表面層次,也有深層次。簡單舉個例,當你接待客人到會議室,這便是一種「儀」(儀式、儀軌),這類行為有步驟可跟,照著辦便可,所以不是太難,問題是如何做好這件事(例如如何對客人好),這就是「禮」。當中有分別,就是自己的態度和對方的感受,例如當你接待客人時,是笑面迎人還是當例行公事般,皮笑肉不笑,請對方進房便算?當中是否從心出發的行為,便是呈現禮的分別。

 

  基本上奉茶是一種「儀」,人人都知道奉茶給客人是基本功,似乎沒需要教,但是大家以甚麼態度來奉茶才恰當?這除了「儀」之外,還關乎「禮」的表現。當你奉茶給對方時,是放下茶杯,隨便說一句「請用茶」,之後便走,還是真是以關切之心向對方說「茶熱,小心燙。請慢用。」?要呈現「禮」,除了手法外,還要從心出發,當中包含個人心態及素質。

 

招呼客人的奉茶禮儀,可以反映用心程度,隨時令陌生客人對你的形象大大改觀和加分。

 

商務禮儀範疇

 

  當禮儀學問放在工作和商務關係上,會比較複雜,而商務禮儀的範疇以是闊度及深度來說。以下便列出一般要留意的禮儀闊度點子。

 

  1. 服裝禮儀

  2. 卡片禮儀

  3. 握手禮儀

  4. 介紹禮儀

  5. 電話禮儀

  6. 電郵禮儀

  7. 公幹禮儀

  8. 送禮禮儀

  9. 環境禮儀

  10. 時間禮儀

 

辦公室禮儀之一是電話禮儀,如旁若無人談電話,就會構成騷擾。大家要記住尊重開會的同事及各人的時間,這也是基本禮儀。

 

  至於深度的點子,需要更多觀察、思考及實踐。

 

1. 與上司開會時要有話要說時,怎樣表達會較有禮和尊重對方?

2. 應與上司主動打招呼嗎?對不同公司的文化及上司風格,應如何應變和表達?

3. 與同事開會遲到要不要解釋?還是裝作若無其事?如何表現大方有禮?

4. 怎樣處理未有即時回覆的電話、留言或電郵?

5. 如何處理手機聯繫禮儀?

6. 怎樣面對路過有事相問的陌生訪客?

7. 奉茶時先奉給上司/老闆,還是客人?

8. 送行前要說甚麼道別的話?

9. 用餐點菜時,應由誰點?如何點?

10. 與上司的交談過程應有如何的反應和回應?

 

手機禮儀

 

  就以手機禮儀來說。很多人習慣在工作時,也經常與外界保持對話或聯繫,縱使不恰當的場合和時間亦然。

 

  無論私事或公事,大家都會用手機whatsApp或facebook盡快處理,因而做事方式偏「簡」,即是寫得簡、講得簡、答得簡、做得簡,有時更會漏做;唯一不會簡不會少的程序,就是「快」,但這種做事和溝通方式,過程缺乏深思熟慮,所以說話或打字不是過分簡單便是出錯,或少了一些禮貌語言。有時甚至會「目中無人」地與人交流,例如開會或同枱吃飯時,同事們都各有各忙,埋頭看手機,很少看人,眼神接觸近乎零。雖然大家是以潮流科技溝通,算做了「儀」,但論「禮」就偏弱了。如果可在回應方式、措詞方面取個平衡,加些適當用詞,願意在「禮」方面多做一步,形象和成績可能會大大不同,形象加分更會成累積好印象呢!

 

 

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